Comment connecter une GED à son logiciel comptable ?

Prenons une facture fournisseur. Sans connexion, elle arrive par email, est téléchargée, classée, transmise puis ressaisie dans le logiciel comptable.

Avec une intégration, plusieurs de ces étapes peuvent être automatisées.

La GED peut devenir le point d’entrée documentaire. Elle centralise factures, justificatifs, contrats, pièces administratives et documents liés aux fournisseurs.

Le logiciel comptable reste l’outil de référence pour les écritures, comptes, journaux, rapprochements et production comptable.

L’objectif de l’intégration n’est pas de le remplacer mais d’éviter que les collaborateurs aient à refaire manuellement le lien entre document et comptabilité.

Dans un scénario classique, la facture arrive dans la GED, les informations sont identifiées, le document est validé puis les données sont transmises au logiciel comptable.

La communication peut passer par une API, un connecteur ou un autre mécanisme d’intégration.

Lorsque plusieurs outils communiquent, il faut éviter qu’une même facture soit envoyée plusieurs fois.

Une protection anti-doublon peut s’appuyer sur le numéro de facture, le fournisseur, le montant, un identifiant interne ou l’empreinte du document.

Selon l’intégration, certaines opérations peuvent préparer ou générer automatiquement des écritures. Il est néanmoins important de conserver des contrôles adaptés.

Une fois la facture validée et comptabilisée, le processus peut continuer jusqu’au règlement. Une gestion intégrée permet de mieux relier facture, validation, paiement et écriture comptable.

Maresio DOC est conçu pour connecter la gestion documentaire aux processus comptables.