Comment gérer ses frais généraux et ses contrats dans une GED ?

Les frais généraux peuvent générer de nombreux documents : contrats fournisseurs, assurances, abonnements, locations, prestations, documents administratifs et justificatifs.

Lorsqu’un contrat ou une assurance est conservé uniquement dans une boîte mail, l’entreprise dépend de la personne qui l’a reçu.

La centralisation crée un point de référence commun.

Quelques catégories peuvent suffire : contrats, assurances, abonnements, juridique, fournisseurs, administratif.

L’important est que le système soit compris par tous.

Un document peut être enrichi avec le fournisseur, la société, la date, le type ou une référence. Ces informations facilitent les recherches.

Les contrats et documents administratifs peuvent contenir des informations sensibles. Il est donc utile de définir précisément qui peut y accéder.

Certains documents nécessitent un workflow strict. D’autres ont simplement besoin d’un espace centralisé. Une solution combinant GED et logique de Drive permet de traiter les deux besoins.

Maresio DOC propose un espace dédié aux frais généraux et un espace documentaire libre pour regrouper contrats, assurances et documents annexes.