Comment retrouver rapidement une facture, un contrat ou un document d’entreprise ?

Le problème vient rarement d’une absence totale de classement. Il vient plutôt de la coexistence de plusieurs logiques : dossiers partagés, emails, postes individuels, Drive, logiciels métiers et documents papier.

Une arborescence fonctionne bien lorsqu’elle reste simple. Mais avec le temps, les sous-dossiers se multiplient et un même document peut être rangé par client, fournisseur, année, type ou projet.

Une GED peut associer au document des informations supplémentaires : type de document, fournisseur, date, société, projet ou référence.

Ces métadonnées permettent de retrouver un fichier sans connaître son emplacement exact.

Le fonctionnement se rapproche alors davantage d’un moteur de recherche. L’utilisateur cherche une facture par fournisseur, numéro, date ou mot-clé.

La recherche documentaire concerne également les contrats, assurances, documents juridiques, supports marketing, documents fournisseurs et pièces administratives.

Tous les documents n’ont pas besoin d’entrer dans un workflow comptable. Un espace de type Drive intégré peut être utile pour organiser librement les fichiers annexes, tout en conservant un accès centralisé.

Maresio DOC combine gestion documentaire structurée et espaces de classement destinés aux documents du quotidien.